Đó là sáng thứ Hai, và bạn đang tham gia một phiên brainstorming để giải quyết vấn đề đã làm khó dự án của bạn trong nhiều tuần. Rồi đột nhiên, bạn nảy ra một ý tưởng. 💡🙌🏼
Trong lúc nóng nảy, bạn bật mic và bắt đầu giải thích giải pháp — kèm theo nhiều cử chỉ tay — cho đến khi trưởng nhóm của bạn nói: "Ừm, đó là một ý tưởng hay. " 💀
Thay vì để những ý tưởng lộn xộn trong đầu làm bạn mất tập trung, tại sao không thử vẽ nhanh ý tưởng của mình?
Thậm chí, sẽ còn tuyệt vời hơn nếu bạn có thể trình bày và cộng tác với nhóm về bản mô phỏng của mình mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Đó là thực tế khi áp dụng phần mềm bảng trắng kỹ thuật số vào quy trình quản lý dự án của bạn. 🏆
Trên thực tế, khi nghe đến thuật ngữ "Quản lý dự án bằng bảng trắng", mọi người thường tưởng tượng ra một tình huống tương tự như vậy. Mặc dù điều này hoàn toàn hợp lý (và rất phổ biến), nhưng ví dụ này chỉ mới chạm đến bề mặt của vô số lợi ích mà phương pháp này mang lại!
Không có gì bí mật khi quản lý dự án bằng bảng trắng là xu hướng lớn tiếp theo và nó sẽ không chậm lại trong thời gian tới.
Nhưng nếu bạn nghĩ rằng bạn đã nắm vững phương pháp quản lý dự án này vì bạn cuối cùng đã treo bảng trắng mini trong bếp của mình, thì hãy suy nghĩ lại, bạn của tôi.
Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn tất cả những gì bạn cần biết về quản lý dự án bằng bảng trắng, bao gồm nó là gì, cách nó có thể phù hợp với quy trình làm việc của bạn và các mẫu bạn cần để tận dụng tối đa các lợi ích của nó.
Quản lý dự án bằng bảng trắng là gì?
Bảng trắng kỹ thuật số áp dụng phương pháp quản lý dự án hợp tác, sáng tạo và hiệu quả mà bạn có thể đã bỏ lỡ! Hơn nữa, bạn không cần phải là quản lý dự án để tận dụng lợi ích của phần mềm bảng trắng kỹ thuật số. Chúng rất linh hoạt!
Thể hiện và quản lý hầu hết mọi dự án một cách trực quan là một trong những lợi thế lớn nhất của quản lý dự án bằng bảng trắng, vì nó giúp bạn tìm ra những kết nối mà trước đây bạn có thể không nhận ra. Nó cũng hấp dẫn và dễ tiếp cận hơn đối với những người tiếp cận công việc của họ theo những cách khác nhau.
Tính chất hợp tác của phần mềm bảng trắng cũng là một lợi ích to lớn cho các nhóm làm việc nhanh, những người thực hiện phần lớn công việc của họ một cách không đồng bộ, vì phần mềm này tự động cập nhật thông tin mới nhất. Trong đối tượng/kỳ/phiên bản này, bạn có thể coi bảng trắng của mình như một tài liệu sống của riêng bạn!
Tuy nhiên, cho dù nhóm của bạn đang làm việc theo phương pháp sprint hay đang chuẩn bị kế hoạch cho hội nghị công ty tiếp theo, quản lý dự án bằng bảng trắng luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. Trước khi bắt đầu sáng kiến tiếp theo, hãy chuẩn bị sẵn một bảng trắng khi bạn:
- Tạo bản thiết kế cho dự án của bạn
- Lập danh sách và phân bổ tài nguyên dự án của bạn
- Liên lạc với nhóm của bạn và cung cấp phản hồi về hầu hết mọi thứ
- Chế độ xem cập nhật mới nhất với quyền truy cập vào quy trình làm việc của bạn
- Luôn đi đúng hướng và trong phạm vi ngân sách
- Trình bày cho các bên liên quan
Từ các công việc quan trọng đến các cột mốc, và thậm chí cả lộ trình của bạn, mọi thứ đều có thể tồn tại trên bảng trắng của bạn từ đầu đến cuối, khiến nó trở nên thực sự vô hạn! Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn thấy. 🤗
Lập kế hoạch và quản lý dự án của bạn trên bảng trắng kỹ thuật số
Bảng trắng ảo mang đến cho các nhóm khả năng sáng tạo trong các quy trình hàng ngày, nhưng cho dù bạn quản lý dự án trong lĩnh vực xây dựng, công nghệ, bất động sản hay bất kỳ ngành nào khác, vòng đời dự án của bạn thường sẽ trải qua năm giai đoạn giống nhau:
- Brainstorming và chiến lược
- Xác định phạm vi và lập kế hoạch
- Khởi động dự án (thực hiện)
- Đang theo dõi kết quả
- Phản hồi dự án
Bảng của bạn sẽ luôn tồn tại trong suốt vòng đời của dự án, vì vậy, đầu tư thời gian vào một công cụ giàu tính năng và chức năng là điều rất quan trọng. Ghi chú dán, văn bản, kết nối và hàng tấn tính năng nhúng là những yếu tố quan trọng để hoàn thành từng bước của quy trình dự án, nhưng khả năng truy cập vào các mẫu có thể tùy chỉnh cho trường hợp sử dụng cụ thể của bạn sẽ là yếu tố thực sự thay đổi cuộc chơi trong trải nghiệm bảng trắng của bạn.
Các mẫu bảng trắng là bí quyết giúp tiết kiệm thời gian trong mọi công việc, từ lập bản đồ ý tưởng đến thực hiện các bước tiếp theo. Chúng áp dụng các sơ đồ, cấu trúc có định dạng sẵn và biểu đồ trực tiếp lên bảng của bạn và là tài nguyên thiết yếu để giảm thiểu lỗi trong giai đoạn đầu của dự án.
Được thiết kế dành riêng cho các nhà quản lý dự án và được xây dựng để tùy chỉnh cho các nhóm trong các ngành khác nhau, Thư viện Mẫu phong phú của ClickUp cung cấp hàng tấn mẫu cho lập sơ đồ, lập bản đồ, viết ý tưởng, họp đứng và lập kế hoạch để hợp lý hóa quy trình làm việc và đẩy nhanh thời gian hoàn thành công việc bằng Bảng trắng.
Với mẫu phù hợp trong tay, bạn có thể tiến tới giai đoạn tiếp theo của dự án trong ClickUp mà không cần phải nhấp chuột hay rời khỏi bảng trắng bạn đã tạo.
Nhưng hãy cùng xem nó thực sự trông như thế nào.
Giai đoạn 1: Xây dựng chiến lược với bảng trắng quản lý dự án
Trước khi dự án tồn tại, có một vấn đề cần giải quyết và một nhóm người có thể hưởng lợi từ nó (đối tượng mục tiêu của bạn). 💜
Trong giai đoạn động não, bảng trắng quản lý dự án là bảng tầm nhìn về những gì sắp tới, chứa đựng các nghiên cứu quan trọng, đề xuất giá trị, mục tiêu trước mắt, kỳ vọng và hơn thế nữa. Về cơ bản, đó là mọi thứ bạn cần để tạo ra chiến lược dự án!
Mặc dù bạn luôn có thể bắt đầu với một trang trống và thêm công việc của mình vào khi cần, nhưng bạn có thể bỏ lỡ một số tính năng quan trọng giúp Bảng trắng thực sự phát huy tác dụng. Hơn nữa, nhìn chằm chằm vào màn hình trống là một khởi đầu đáng sợ. Thay vào đó, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với một (hoặc hai) mẫu có thể tùy chỉnh để bắt đầu quá trình động não của mình trước vài bước.
Các mẫu có sẵn như Mẫu Bảng trắng Mood Board của ClickUp hoạt động như một bàn đạp cho quá trình sáng tạo của bạn. Hình dạng được mã hóa bằng màu sắc và tính trực quan của nó là lý tưởng để các nhóm bắt đầu suy nghĩ về các mục hành động quan trọng như:
- Cách khách hàng kết nối với thương hiệu của bạn
- Cách theo dõi tiến độ dự án trong quá trình thực hiện
- Lựa chọn thương hiệu, phong cách và chi tiết nhỏ tạo nên sự khác biệt
- Mục tiêu dài hạn của dự án — hay còn gọi là cách bạn xác định dự án có thành công hay không
Tuy nhiên, mẫu này chỉ là bước đầu tiên! Bạn càng thêm nhiều thông tin vào Bảng trắng trong giai đoạn này, bảng trắng sẽ càng có giá trị trong tương lai. Từ đây, bạn có thể nhúng phương tiện, hình ảnh và thậm chí cả trang web của bên thứ ba vào Bảng trắng để bắt đầu phiên thiết kế sáng tạo của mình.
Khi có ý tưởng, Bảng trắng của bạn sẽ sẵn sàng với các công cụ vẽ, hình dạng và ghi chú dán để ghi lại các bản mô phỏng, khung dây và hơn thế nữa. Vì vậy, khi bạn chuyển dự án sang giai đoạn hai, bạn có thể tiếp tục xây dựng trên công việc đã hoàn thành để vạch ra các bước tiếp theo — theo nghĩa đen. 🗺
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án như một chuyên gia
Với thông tin đã được tích lũy trên bảng của bạn, đã đến lúc bắt đầu đi sâu vào giai đoạn lập kế hoạch. 🤓
Giai đoạn này trong quy trình của bạn tập trung chủ yếu vào cách bạn sẽ cân bằng ngân sách và thời gian trong tương lai, và về cơ bản là nơi bạn xây dựng kế hoạch chi tiết cho dự án. Tất cả những việc cần làm mà bảng trắng kỹ thuật số của bạn được sinh ra để làm!
Xem xét các ý tưởng hàng đầu từ các phiên brainstorming, bạn có thể kéo, sao chép hoặc vẽ các kết nối giữa các đối tượng trên bảng để xác định dòng thời gian thực tế cho dự án của mình. Đây cũng là thời điểm mà các phụ thuộc công việc ban đầu được phát hiện và các thành viên nhóm đa chức năng bắt đầu tham gia vào bảng của bạn. Nhưng với số lượng tính năng cộng tác của Bảng trắng, việc điều phối nhóm chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. 😎
Con trỏ trực tiếp cho phép bạn xem ai đang ở trên bảng của bạn, họ đang làm gì và làm việc cùng họ mà không bị trùng lặp — một lợi thế lớn khi bạn liên tục làm việc dựa trên phản hồi mới, đề cập đến người khác để xem xét và sắp xếp các ý tưởng tốt nhất của bạn.
Đây cũng là giai đoạn để sử dụng thẻ Tài liệu. Nhúng và tương tác với Tài liệu ClickUp của bạn trực tiếp từ Bảng trắng bằng menu được ghim trên màn hình hoặc phím tắt tiện lợi để truy cập công việc của bạn nhanh hơn. 🔥
Khi bạn phân nhánh từ bảng tâm trạng, bạn có thể thực hiện các bước tiến hình thành từ cùng một bảng bằng các kỹ thuật như lập bản đồ tư duy để đánh giá kế hoạch hành động sơ bộ. Đối với chúng tôi, áp dụng Mẫu lập bản đồ câu chuyện người dùng của ClickUp là bước tiếp theo tự nhiên.
Giai đoạn lập kế hoạch là một giai đoạn quan trọng và mẫu này hiểu điều đó. Bản thân mẫu Bảng trắng này chia nhỏ hành trình của người dùng với sản phẩm của bạn thành các phần nhỏ. Các phần nhỏ này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định quan trọng về lộ trình và đơn giản hóa quá trình thực hiện các yêu cầu, phạm vi và luồng công việc của dự án trong tương lai.
Có sẵn mẫu bảng trắng sẵn sàng trình bày với các tùy chọn định dạng phong phú, nghiên cứu và tài liệu được nhúng, cùng các kết nối rõ ràng là yếu tố thay đổi cuộc chơi trong lập kế hoạch dự án. Những tính năng này là sự khác biệt giữa việc có sẵn kế hoạch để các bên liên quan phê duyệt ngay lập tức hoặc cần thêm thời gian để chuẩn bị một bản trình bày đẹp mắt.
Hãy xem các mẫu bảng phân cảnh này!
Giai đoạn 3: Bắt đầu một cách suôn sẻ
Giai đoạn khởi động là giai đoạn mà ClickUp Whiteboards chiếm ưu thế trong phương pháp quản lý dự án này. Nhưng đừng chỉ tin lời chúng tôi. Hãy tự mình trải nghiệm!
Ở giai đoạn này, bạn đã hoàn thành việc nghiên cứu, xác định đối tượng mục tiêu, lập lộ trình và xác định những kỹ năng cần thiết để thực hiện dự án — bạn đã sẵn sàng để bắt tay vào thực hiện!
Nhìn vào lộ trình và luồng người dùng được vẽ trên bảng của bạn, bạn sẽ có thể thấy các đối tượng giữ chỗ đại diện cho các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng của dự án. Và vì bạn đang sử dụng Bảng trắng ClickUp, bạn cũng có thể chuyển đổi các hình dạng và ghi chú dán từ bảng trắng thành các nhiệm vụ ClickUp có thể thực hiện được và kết nối với quy trình làm việc của bạn. 🏆
Ngay cả khi bạn phân chia công việc cho các nhóm, tất cả sẽ được liên kết trở lại bảng trắng của bạn. Trong trường hợp này, bảng của bạn trở thành điểm gặp gỡ trung tâm trong Không gian Làm việc, nơi các thành viên có thể tập hợp lại bất cứ lúc nào, đặc biệt là trong các cuộc họp đánh giá hàng tuần.
Vì bất kỳ văn bản, ghi chú và hình dạng nào cũng có thể được chuyển đổi trực tiếp thành mục hành động trên dòng thời gian của bạn, các thành viên có thể thực hiện các bước tiếp theo ngay sau bất kỳ cuộc họp hoặc ý tưởng đột phá nào.
Khả năng phân công và cập nhật công việc của bạn từ bất kỳ bước nào trong vòng đời dự án là điều khiến Bảng trắng ClickUp trở thành một công cụ mạnh mẽ và phương pháp này trở nên hiệu quả cho nhóm.
Giai đoạn 4: Theo dõi tiến độ trong quá trình thực hiện
Đến giờ, bạn đã nghe chúng tôi ca ngợi bảng trắng vì đã cung cấp cho các nhóm một nguồn thông tin đáng tin cậy — một tài liệu sống động (và rất trực quan) được liên kết với quy trình làm việc của bạn, được nhúng trong ClickUp Docs và tự động cập nhật thông tin mới nhất theo tiến độ dòng thời gian của bạn.
Vì bảng trắng của bạn không bao giờ hết không gian và không bao giờ phải xóa, giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án của bạn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Các nhà quản lý dự án có thể dễ dàng tham khảo bảng trắng để tìm các công việc đã hoàn thành và các cột mốc, hoặc thậm chí là nghiên cứu ban đầu và KPI để xác định thành công của dự án trong nháy mắt hoặc giải quyết bất kỳ vấn đề nào.
Tuy nhiên, kết quả của bạn không chỉ giới hạn trong bảng trắng. Nhờ lệnh /whiteboards Slash, bạn có thể xem và chỉnh sửa bảng trắng với đầy đủ chức năng từ bất kỳ tài liệu ClickUp nào! Vì vậy, bạn có thể chỉnh sửa, cập nhật và cộng tác với nhóm trên bảng trắng của mình — từ một tài liệu. 🤯
Nhưng vấn đề là, không phải mọi phần mềm bảng trắng đều cho phép bạn làm điều đó — chỉ có ClickUp mới làm được. 🔥
Hãy nghĩ về điều đó. Tất cả công việc của bạn đều nằm trong Không gian Làm việc của bạn. Và vì bạn có thể nhúng và tương tác với bất kỳ nhiệm vụ hoặc tài liệu ClickUp nào trên bảng trắng, bạn có thể xem tiến độ thời gian thực mà không cần phải động tay.
Ngoài ra, các công cụ vẽ ảo để tạo sơ đồ và mô hình có thể được tìm thấy trong các phần mềm trên toàn bộ web, nhưng một khi những bản phác thảo đó đã hoàn thành, chúng về cơ bản sẽ mất đi giá trị của mình. Chỉ khi bạn có thể hành động, theo dõi và quản lý công việc trên bảng trắng của mình, nó mới trở thành một phần sống động trong quy trình của bạn.
Để tái tạo các lợi ích của Bảng trắng ClickUp trong một phần mềm khác, bạn sẽ cần phải liên tục chú ý, cập nhật thủ công và trao đổi tin nhắn qua lại để duy trì. Và thành thật mà nói, đó không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất của bất kỳ nhà quản lý dự án nào. Thay vào đó, bạn có thể đầu tư một phần nhỏ thời gian đó vào ClickUp và thu được những lợi ích đáng kể và quan trọng hơn cho dự án của mình trong dài hạn.
Bởi vì điều quan trọng là những gì bạn tạo/lập trên bảng trắng — đó là những gì công cụ quản lý dự án bảng trắng có thể làm với chúng!
Giai đoạn 5: Đánh giá sau dự án để đạt thành công
Thật dễ dàng để bỏ qua các dự án sau khi chúng hoàn thành, nhưng đừng bỏ qua việc tổng kết lại một cách hiệu quả.
Như người ta thường nói, nhìn lại thì luôn sáng suốt, và các buổi tổng kết là để giúp các nhóm sản phẩm liên tục cải thiện bằng cách xem xét những điểm nổi bật và những sai lầm của các dự án trong quá khứ. Trên bảng trắng Sprint Retrospective Brainstorm trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng thu thập phản hồi về các thực tiễn trong quá khứ để áp dụng trong các lần lặp lại trong tương lai.
Các công cụ tổng kết như thế này giúp các buổi tổng kết của bạn có tác động mạnh mẽ hơn với khả năng thêm dữ liệu, phương tiện, tài liệu và công cụ làm việc của bên thứ ba vào bảng trắng của bạn. Ngoài ra, chúng còn giúp mọi người chịu trách nhiệm thực hiện các điều chỉnh tích cực trong các dự án sắp tới bằng cách biến ý kiến đóng góp của bạn thành các mục hành động.
Quản lý dự án một cách kỳ diệu với Bảng trắng ClickUp
Sức mạnh thực sự của quản lý dự án trên bảng trắng được thể hiện khi bạn có thể kết nối liền mạch các ý tưởng của mình với quy trình làm việc — một tính năng mà ClickUp Whiteboards đã hoàn thiện!
Sự hợp tác và sáng tạo mang một ý nghĩa hoàn toàn mới khi sử dụng các tính năng nhúng, kết nối sắc nét, chỉnh sửa thời gian thực và tất nhiên là khả năng biến bất kỳ thứ gì trên bảng của bạn thành một nhiệm vụ có thể thực hiện được của Bảng trắng. Với danh sách tính năng ngày càng dài và những kế hoạch lớn hơn trong tương lai, Bảng trắng trong ClickUp là điểm khởi đầu dễ dàng cho mọi thứ liên quan đến quản lý dự án.
Nhập công việc của bạn từ hầu hết mọi nơi chỉ trong 60 giây và loại bỏ các tab và công cụ không cần thiết khỏi quy trình của bạn. Ngoài ra, ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ để mang đến cho bạn trải nghiệm mượt mà nhất có thể.
Hãy thử ngay và không bao giờ hối hận. 💜