Hầu hết các cuộc họp có thể được thay thế bằng email. 📩
Nhưng khi bạn cần một cuộc họp, bạn có tận dụng tối đa thời gian đó không?
Chỉ 30% cuộc họp được coi là hiệu quả và chỉ 37% sử dụng chương trình họp một cách tích cực.
Nếu bạn đang làm việc mà không có chương trình họp cụ thể, bạn có thể sẽ gặp phải những vấn đề sau:
- Cuộc thảo luận dài lê thê mà không có mục hành động rõ ràng
- Các thành viên trong nhóm bối rối và ra về với nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời
- Các cuộc họp kéo dài làm mất thời gian làm việc hiệu quả
Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn cho bạn! Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách lập kế hoạch cho các cuộc họp hiệu quả với các mẫu chương trình họp giúp mọi việc được sắp xếp có trật tự, có thể thực hiện được và đáng để mọi người dành thời gian tham gia.
Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp cho bạn một công cụ quản lý cuộc họp tiện lợi, đáng tin cậy với AI Notetaker (đọc ClickUp ) và các mẫu miễn phí để bạn có thể bắt đầu ngay lập tức! 🎉
Chương trình họp là gì?
Chương trình họp là bản phác thảo có cấu trúc về các chủ đề, mục tiêu và hoạt động được lên kế hoạch cho cuộc họp. Chương trình này đặt ra mục đích, sắp xếp các điểm thảo luận theo thứ tự logic và thường bao gồm người chịu trách nhiệm cho từng mục và thời gian được phân bổ cho mục đó.
Một chương trình được cấu trúc tốt đảm bảo tất cả các chủ đề cần thiết được đề cập mà không kéo dài cuộc họp một cách không cần thiết. Điều này làm cho việc có một chương trình họp rõ ràng trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức các cuộc họp hiệu quả.
Tại sao chương trình họp lại quan trọng?
Trước khi bất kỳ sự kiện cuộc họp nào bắt đầu, việc có một chương trình rõ ràng sẽ đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng. Nhưng còn nhiều điều hơn thế nữa ⬇️
1. Giữ cuộc thảo luận đi đúng hướng 🚂
Nhiều người trong chúng ta mất thời gian mỗi tuần vì những cuộc họp không cần thiết hoặc bị hủy bỏ. Chương trình làm việc đóng vai trò như một lộ trình, hướng dẫn cuộc hội thoại và bao quát tất cả các chủ đề quan trọng. Nếu không có chương trình làm việc, cuộc họp có thể dễ dàng đi chệch hướng, dẫn đến lãng phí thời gian.
2. Giúp phân bổ thời gian hiệu quả ⏰
Chương trình làm việc giúp cuộc họp không bị kéo dài bằng cách chỉ định các chủ đề và thời gian phân bổ. Cấu trúc này đảm bảo các vấn đề quan trọng được chú ý đầy đủ và các vấn đề ít quan trọng hơn không tốn quá nhiều thời gian.
3. Khuyến khích sự tham gia và trách nhiệm 🗣️
Khi các thành viên trong nhóm biết nội dung chương trình, họ có thể chuẩn bị tốt cho cuộc họp và đóng góp ý kiến có ý nghĩa. Sự minh bạch này thúc đẩy sự tham gia và đảm bảo mọi người đều được thông báo về trách nhiệm của mình.
📮ClickUp Insight: Bạn có phải là một trong 16% người tham gia khảo sát của chúng tôi đánh giá các cuộc họp của họ là "rất kém hiệu quả" hay là một trong 12% người may mắn đánh giá các cuộc họp của họ là "siêu hiệu quả"?
Nếu bạn giống như hầu hết các nhóm, bạn có thể đang ở giữa — 35% số người được hỏi của chúng tôi đánh giá các cuộc họp ở mức trung bình 3/5, cho thấy các cuộc họp không hoàn toàn thất bại nhưng cũng không mang lại giá trị tối đa.
ClickUp biến đổi hiệu quả cuộc họp ở mọi giai đoạn! Lập kế hoạch với chương trình nghị sự hợp tác, ghi lại các quyết định với AI Notetaker của ClickUp và chuyển các cuộc thảo luận thành công việc có thể thực hiện được — tất cả trong một nền tảng.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp báo cáo giảm tới 50% số cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
Cách tạo chương trình họp (hướng dẫn từng bước)
Bây giờ bạn đã hiểu chương trình họp là gì và tại sao nó lại quan trọng, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các bước để tạo một chương trình họp hiệu quả 👇
1. Xác định mục tiêu của cuộc họp
Trước khi gửi lời mời, hãy xác định rõ mục đích của cuộc họp. Là để động não, giải quyết vấn đề, thống nhất tiến độ dự án hay đưa ra quyết định?
Có một mục tiêu cụ thể sẽ định hướng và tạo ra không khí cho mọi việc sau đó. Điều này giúp nhóm của bạn chuẩn bị sẵn sàng và mọi người đều hiểu rõ vấn đề. Nếu không có mục tiêu, cuộc họp có thể nhanh chóng trở thành những cuộc thảo luận rắc rối mà không có kết quả rõ ràng. 😵💫
Vì vậy, hãy dành vài phút để xác định mục tiêu cuộc họp của bạn và ghi lại trong tài liệu ClickUp Doc có thể chia sẻ. ClickUp Docs là nơi lý tưởng để ghi lại chương trình nghị sự, ghi chú và các mục hành động của cuộc họp, đồng thời cộng tác với nhóm của bạn!
🔍 Bạn có biết? Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy, trong một tổ chức có 100 nhân viên, các nhân viên tri thức có thể dành gần 308 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp!
2. Yêu cầu ý kiến đóng góp từ các thành viên tham gia
Cuộc họp không phải là buổi biểu diễn của một người! 🎭
Nếu bạn muốn nhóm của mình tham gia tích cực, hãy để họ có tiếng nói trong chương trình họp. Khi những người tham gia cuộc họp có thể đề xuất các chủ đề, họ sẽ cảm thấy được tham gia và đầu tư.
- Yêu cầu các thành viên trong nhóm đưa ra các điểm thảo luận trước khi hoàn thiện chương trình họp
- Sử dụng các công cụ cộng tác để mọi người có thể thêm ý tưởng mà không cần trao đổi email qua lại
- Đặt thời hạn nộp bài để bạn không phải vội vàng vào phút chót
Bạn có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn với Bảng trắng ClickUp. Bảng trắng cho phép những người tham gia cuộc họp động não, kéo và thả ghi chú dính, và kết nối các ý tưởng bằng hình dạng, ký hiệu và mũi tên trong thời gian thực. Chúng là khung vẽ hoàn hảo để thu thập các mục chương trình trong quá trình lập kế hoạch sprint hoặc các phiên sáng tạo.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể chuyển đổi trực tiếp các ý tưởng được vẽ trên Bảng trắng thành Nhiệm vụ ClickUp chỉ bằng một cú nhấp chuột — để đảm bảo nhóm thực hiện đúng những gì đã nói!
3. Danh sách các chủ đề chương trình
Việc tạo danh sách các chủ đề rõ ràng là rất quan trọng để cuộc họp tập trung. Dưới đây là cách thực hiện hiệu quả:
- Hãy cụ thể: Định nghĩa rõ ràng từng chủ đề để tránh sự mơ hồ. Ví dụ: thay vì "Ngân sách", hãy sử dụng "Xem xét ngân sách tiếp thị quý 2"
- Xếp thứ tự ưu tiên các mục: Đặt các chủ đề quan trọng nhất lên đầu để đảm bảo chúng được giải quyết, ngay cả khi thời gian có hạn
- Nhóm các chủ đề liên quan: Gộp các mục tương tự lại với nhau (ví dụ: cập nhật tiếp thị, phản hồi về sản phẩm) để tránh chuyển chủ đề liên tục
- Để thời gian dự phòng: Thêm 5–10 phút thời gian dự phòng vào cuối cuộc họp để phòng trường hợp một số chủ đề kéo dài hơn hoặc để mở cửa cho các câu hỏi cuối cùng
Để mọi thứ hiển thị rõ ràng, hãy sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp. Chúng cho phép bạn thêm các chi tiết như ưu tiên, thời gian thảo luận ước lượng và người phát biểu được chỉ định trực tiếp vào từng mục chương trình để cuộc họp của bạn diễn ra theo đúng đơn đặt hàng.
4. Phân bổ thời gian cho từng chủ đề
Thời gian trôi nhanh trong các cuộc họp, đặc biệt là khi không có đồng hồ bấm giờ. ⏳
Đó là lý do tại sao việc phân bổ thời gian cho từng mục trong chương trình họp là rất quan trọng.
Khi ước lượng thời gian sơ bộ cho mỗi chủ đề, hãy giữ cho thời gian thực tế (nhưng không quá lỏng lẻo). Điều này giúp tránh mất thêm 30 phút cho việc có thể chỉ mất 5 phút.
Tốt hơn nữa, hãy thử tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp. Tính năng này giúp bạn theo dõi thời gian dành cho từng công việc liên quan đến cuộc họp. Tính năng này hiển thị chi tiết rõ ràng số phút và số giờ mà mỗi thành viên trong nhóm đã đóng góp cho từng công việc, để bạn biết mọi người thực sự dành thời gian cho việc gì và cách tối ưu hóa thời gian.
Bạn thậm chí có thể ghi thời gian theo cách thủ công, bắt đầu hẹn giờ trong khi thảo luận hoặc xem lại tổng thời gian đã theo dõi sau đó để tối ưu hóa các cuộc họp trong tương lai.
5. Phân công vai trò và trách nhiệm
Cuộc họp có thể trở nên lộn xộn khi không ai biết ai làm việc gì. Đó là lý do tại sao việc phân công vai trò là khóa. Quyết định trước:
- Ai là người chủ trì cuộc họp? 🎤
- Ai sẽ ghi chú? 📝 (Đề xuất của chúng tôi? Chuyển sang AI Notetaker của ClickUp . Tìm hiểu thêm về lý do tại sao 🔜)
- Ai sẽ theo dõi thời gian? ⏰
- Ai sẽ theo dõi sau đó? 📬
Khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, sẽ có ít nhầm lẫn hơn, ít khoảng lặng khó xử hơn và nhiều quyết định hành động hơn.
Bạn có thể sử dụng Nhận xét được chỉ định của ClickUp để chỉ định các công việc hoặc mục chương trình cụ thể cho các thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, mọi người đều biết chính xác trách nhiệm của mình trước, trong và sau cuộc họp.
Việc giao công việc cho thành viên nhóm rất đơn giản, chỉ cần nhấp vào trường người được giao và chọn tên của họ từ menu thả xuống. Bạn thậm chí có thể giao công việc cho nhiều cộng tác viên nếu một chủ đề hoặc công việc yêu cầu trách nhiệm chung.
6. Cung cấp tài liệu liên quan
Bạn đã bao giờ tham gia một cuộc họp mà ai đó nói: "Chờ đã... tài liệu đó ở đâu nhỉ?" 😩 Đúng vậy, đừng tham gia những cuộc họp như vậy. Hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn có sẵn mọi thứ cần thiết trước khi bắt đầu.
Điều đó bao gồm:
- 📊 Báo cáo hiệu suất (ví dụ: Chỉ số tiếp thị quý 2, Cập nhật tiến độ bán hàng)
- 📈 Bộ slide cho các bài thuyết trình hoặc giới thiệu sản phẩm
- 📝 Tóm tắt sáng tạo hoặc chiến lược phác thảo mục tiêu chiến dịch hoặc phạm vi dự án
- 🗂️ Biên bản cuộc họp hoặc mục hành động từ phiên trước
- 📄 Tài liệu liên quan như lộ trình, đề xuất hoặc nghiên cứu cần xem xét trước
7. Phân phối chương trình trước
Bạn đã xây dựng một chương trình làm việc vững chắc — giờ đừng giữ riêng cho mình! Chia sẻ chương trình này với nhóm của bạn trước để họ có thể xem xét, chuẩn bị và đến cuộc họp với sự sẵn sàng.
Gửi chương trình ít nhất 24 giờ trước cuộc họp để mọi người có thời gian xem lại tài liệu, suy nghĩ các câu hỏi và cảm thấy tự tin hơn khi tham gia. Điều này cũng giúp thiết lập kỳ vọng — mọi người đều biết nội dung cuộc họp và cách đóng góp.
🔍 Bạn có biết? Ở nhiều nơi (như Hoa Kỳ), các cuộc họp hội đồng thành phố được pháp luật yêu cầu phải gửi chương trình và tài liệu ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp diễn ra. Không có tài liệu? Không có cuộc họp. Thật vậy. Hãy tưởng tượng một cuộc họp hội đồng bị tạm dừng vì ai đó quên nhấn nút "gửi". 😱
Mẫu và ví dụ về chương trình họp cho các trường hợp sử dụng khác nhau
Không có cuộc họp nào giống nhau. Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc họp lãnh đạo hay ghi biên bản cuộc họp hội đồng quản trị, mỗi cuộc họp đều cần có một cấu trúc phù hợp.
Đó là điểm nổi bật của các mẫu sẵn có của ClickUp — chúng được thiết kế riêng, linh hoạt và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian chuẩn bị. ⏱️
Hãy cùng xem lại một số mẫu hữu ích nhất và cách sử dụng chúng hiệu quả.
1. Mẫu chương trình họp ClickUp
Mẫu chương trình họp ClickUp là công cụ hữu ích cho các cuộc họp nhóm hàng ngày. Bạn có thể sử dụng nó như một bản thiết kế chung — cho dù đó là cuộc họp đồng bộ hàng tuần hay cập nhật trạng thái dự án, mẫu này giúp mọi người luôn thống nhất và tập trung vào công việc.
Nó giúp bạn:
- Đặt mục tiêu rõ ràng trước cuộc họp để nhóm chuẩn bị sẵn sàng với bối cảnh phù hợp
- Chia các điểm thảo luận thành các mục chương trình và công việc con, có thể theo dõi và phân công
- Phân công trách nhiệm trực tiếp trong ClickUp để làm rõ quyền sở hữu
- Cộng tác trong thời gian thực, thêm ghi chú và mục hành động khi cuộc họp diễn ra
- Theo dõi các công việc tiếp theo sau cuộc họp bằng cách sử dụng các công việc được liên kết, nhắc nhở và ngày đáo hạn
📌 Ví dụ: Giữ cho nhóm thống nhất về tiến độ chiến dịch, phát hiện các trở ngại và phân công các bước tiếp theo cho các sáng kiến sắp tới.
🛠️ Cài đặt với Mẫu chương trình họp ClickUp:
- Thêm chi tiết cuộc họp: Ngày, giờ, liên kết và phạm vi ('Đồng bộ tiếp thị hàng tuần')
- Xác định người tham gia: Thêm vai trò như người chủ trì cuộc họp, người ghi chú và người tham dự quan trọng
- Danh sách các chủ đề chương trình: Tóm tắt hiệu quả chiến dịch Kiểm tra lịch nội dung Tài sản sắp ra mắt Xem xét ngân sách
- Tổng kết hiệu quả chiến dịch
- Kiểm tra lịch nội dung
- Tài liệu chuẩn bị cho sự kiện sắp tới
- Kiểm tra ngân sách
- Tổng kết hiệu quả chiến dịch
- Kiểm tra lịch nội dung
- Tài liệu chuẩn bị cho sự kiện sắp tới
- Kiểm tra ngân sách
✅ Trong cuộc họp:
- Sử dụng mẫu để theo dõi ghi chú và quyết định trực tiếp (hoặc thêm ClickUp AI Notetaker vào cuộc họp)
- Chuyển các điểm trong chương trình họp thành công việc con với người được giao và ngày đáo hạn
- Đánh thẻ chủ sở hữu để theo dõi cụ thể
- Sử dụng tính năng chỉnh sửa trực tiếp trong ClickUp Docs hoặc trao đổi tin nhắn tức thì trên ClickUp Chat để cộng tác thời gian thực
- Thêm ước lượng thời gian cho từng phần để đảm bảo tiến độ
📈 Sau cuộc họp:
- Tham khảo lại chương trình trong lần đồng bộ tiếp theo để xem tiến độ
- Chia sẻ chương trình đã hoàn thành như một nguồn thông tin chính xác
- Sử dụng các công việc được liên kết và nhắc nhở để đảm bảo việc thực hiện được theo dõi
2. Mẫu chương trình họp lãnh đạo ClickUp
Mẫu chương trình họp lãnh đạo của ClickUp giúp bạn tổ chức các cuộc họp tập trung, hướng đến kết quả mà không cần bắt đầu từ đầu. Mẫu này cung cấp cho bạn một khung hoàn chỉnh để ghi lại thành tích của nhóm, giám sát trách nhiệm, thống nhất các ưu tiên sắp tới và giải quyết các vấn đề thực tế như một tập thể.
Mẫu này giúp bạn:
- Điều chỉnh nhóm lãnh đạo của bạn theo các ưu tiên hàng đầu và mục tiêu chiến lược
- Ghi nhận thành tích của nhóm để ăn mừng tiến độ và duy trì động lực bằng cách sử dụng phần Điểm sáng
- Xem lại các chỉ số KPI và chỉ số chính một cách rõ ràng để đưa ra quyết định sáng suốt
- Theo dõi trách nhiệm bằng cách chỉ định người phụ trách và thời hạn cho các sáng kiến quan trọng
- Xác định và thảo luận về các trở ngại trước khi chúng ảnh hưởng đến việc thực hiện trong phần On the Horizon (Tình hình hiện tại) của mẫu
- Chia sẻ các rủi ro hoặc cột mốc sắp tới để mọi người luôn sẵn sàng
- Chia sẻ nhanh Pulse Checks về cập nhật của khách hàng hoặc tinh thần của nhóm
- Ghi chép bài học kinh nghiệm để cải thiện quy trình và tránh lặp lại sai lầm
- Kết thúc bằng các Mục hành động rõ ràng được phân công trong thời gian thực
Cho dù bạn đang tổ chức cuộc họp hàng tuần của ban giám đốc hay chuẩn bị cho cuộc họp toàn thể nhân viên, mẫu này sẽ giúp mọi thứ được tổ chức và hướng đến kết quả.
Sau khi cuộc họp kết thúc, ClickUp Brain sẽ giúp bạn tổng hợp tất cả mọi thứ. Không ai thích đọc bản ghi chép cuộc họp dài để tìm kiếm một chi tiết nhỏ. Brain sẽ làm công việc nặng nhọc này, quét các ghi chú của bạn theo yêu cầu và nhanh chóng tìm ra câu trả lời phù hợp.
Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể tạo bản tóm tắt cuộc họp ngay lập tức, bao gồm các điểm chính, quyết định đã đưa ra và các mục hành động. Bạn thậm chí có thể yêu cầu Brain chuyển các điểm thảo luận thành Nhiệm vụ ClickUp trong cùng một không gian làm việc.
3. Mẫu chương trình họp bảng ClickUp
Cuộc họp hội đồng quản trị = quyết định quan trọng. 🧠
Để tận dụng tối đa thời gian của mọi người (đặc biệt là khi có sự tham gia của các giám đốc điều hành), bạn cần một kế hoạch vững chắc và có cấu trúc. Mẫu chương trình họp hội đồng quản trị ClickUp giúp mọi thứ trở nên trang trọng nhưng vẫn linh hoạt.
Nó giúp bạn:
- Cấu trúc các cuộc thảo luận cấp cao để các cuộc họp tập trung và chiến lược
- Làm rõ vai trò với các trường dành cho người điều hành, người ghi chép và người chấm công
- Theo dõi tiến độ các mục trong chương trình nghị sự theo thời gian thực bằng trường Tiến độ tự động cập nhật
- Sắp xếp luồng chương trình nghị sự bằng menu thả xuống để định hướng cuộc họp
- Ghi lại các quyết định quan trọng và các bước tiếp theo bằng cách sử dụng công việc con và danh sách kiểm tra
- Tập trung các thông tin hậu cần của cuộc họp như ngày, giờ và địa điểm vào một nơi
4. Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Cuộc họp đã kết thúc, nhưng công việc vẫn chưa hoàn thành! 🛑
Nếu không ai ghi lại những điểm chính, quyết định hoặc mục hành động, toàn bộ cuộc họp có thể trở nên vô ích. Đó là điều mà Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp giúp tránh.
Sử dụng để:
- Ghi chép các thông tin hậu cần của cuộc họp như ngày, giờ, người tham dự và vai trò (người điều hành, người ghi chép, v.v.)
- Ghi lại chương trình nghị sự đã được phê duyệt để hướng dẫn ghi chú có cấu trúc
- Theo dõi các cập nhật và thông báo giữa các bộ phận hoặc ủy ban
- Ghi lại những thay đổi và quyết định từ các cuộc họp trước để đảm bảo tính minh bạch
- Tóm tắt kết quả bỏ phiếu và các điểm thảo luận một cách rõ ràng bằng hình ảnh
- Gán các mục hành động cho đúng người bằng cách sử dụng các công cụ bình luận và quản lý nhiệm vụ của ClickUp
📌 Ví dụ: Giả sử bạn vừa kết thúc một cuộc họp kiểm tra phát triển sản phẩm. Dưới đây là cách bạn có thể ghi biên bản cuộc họp:
Ngày: 25 tháng 3 năm 2025
Người tham dự: Giám đốc sản phẩm, Nhà thiết kế UI/UX, Trưởng nhóm phát triển
Tóm tắt:
- Mẫu giao diện người dùng (UI) đã được xem xét
- Sprint phát triển đang diễn ra thuận lợi
- Hỗ trợ kỹ thuật sẽ bắt đầu vào ngày 28 tháng 3
Các mục hành động:
- Nhà thiết kế sẽ thực hiện các điều chỉnh trước khi kết thúc ngày làm việc
- PM để chuẩn bị ghi chú phát hành
5. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Cuộc họp là nơi mọi việc tiến triển hoặc bị đình trệ. 🛠️ Đó là lý do tại sao bạn cần một hệ thống để nhanh chóng ghi lại các cập nhật, nhiệm vụ và việc cần theo dõi mà không làm mất đà. Mẫu Ghi chú Cuộc họp ClickUp được thiết kế chính xác cho mục đích đó.
Sử dụng nó để sắp xếp ghi chú, phân công nhiệm vụ và tóm tắt cuộc họp với Brain. Đây là một trong những mẫu ghi chú cuộc họp linh hoạt nhất mà bạn có thể tìm thấy, hoàn hảo cho các cuộc thảo luận có cấu trúc và theo dõi.
Nó giúp bạn:
- Cấu trúc cuộc thảo luận với các khối chương trình nghị sự được cài đặt sẵn để cuộc họp tập trung vào chủ đề chính
- Ghi chú và mục hành động thời gian thực khi cuộc hội thoại diễn ra
- Theo dõi quyền sở hữu và thời hạn bằng cách giao nhiệm vụ theo dõi cho các thành viên cụ thể trong nhómLưu giữ hồ sơ rõ ràng về các quyết định để dễ tham khảo trong các cuộc họp hoặc kiểm toán sau này
📖 Phần thưởng: Mẫu chương trình hội nghị miễn phí trong Word và ClickUp
Cách ClickUp giúp bạn quản lý chương trình họp hiệu quả
Chuyển đổi giữa Zoom, Docs, Notion, Slack và hàng tá ghi chú dán không phải là chiến lược họp hiệu quả. Đó là công thức tạo ra căng thẳng. Một phần mềm quản lý cuộc họp tốt sẽ giữ mọi thứ ở một nơi.
Đó chính xác là những gì ClickUp, ứng dụng công việc toàn diện, giải quyết. ClickUp Meetings tập hợp chương trình, ghi chú, theo dõi và trách nhiệm — tất cả trong một.
Tóm tắt:
- Xây dựng chương trình nghị sự chi tiết bằng ClickUp Docs với tính năng chỉnh sửa siêu phong phú để định dạng và cấu trúc rõ ràng
- Ghi chú ý kiến trong quá trình thảo luận để trách nhiệm được xác định ngay lập tức
- Theo dõi các điểm thảo luận bằng danh sách kiểm tra được đánh dấu khi bạn hoàn thành
- Ghi lại kết quả và quyết định mà không cần sử dụng công cụ riêng biệt
- Theo dõi các nhiệm vụ bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp, tất cả đều được liên kết với tài liệu cuộc họp
- Nhận ghi chú cuộc họp tự động hóa bằng AI vào hộp thư đến ClickUp của bạn ngay sau khi cuộc họp kết thúc
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách ClickUp thực hiện tất cả điều này:
Tạo lịch trình ngay lập tức với các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Bắt đầu lập chương trình họp từ đầu không phải là phần thú vị nhất trong ngày của bạn. Nhưng với Brain và Docs, bạn không cần phải làm vậy nữa.
ClickUp Brain sẽ lo phần việc nặng nhọc. Chỉ cần nhập một câu lệnh như:
- Tạo chương trình họp nhóm sản phẩm dài 45 phút với các cập nhật thiết kế, tiến độ phát triển, các trở ngại và dòng thời gian ra mắt tính năng.
- Tạo chương trình họp hàng tuần với khách hàng bao gồm trạng thái dự án, thảo luận phản hồi, trở ngại và các bước tiếp theo.
- Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp 1:1 giữa quản lý và thành viên nhóm, bao gồm đánh giá hiệu suất, mục tiêu và thách thức.
- Xây dựng chương trình họp lập kế hoạch hàng quý dài 60 phút với phần đánh giá OKR, cập nhật thông tin bộ phận và lập kế hoạch nguồn lực.
- Tạo chương trình khởi động dự án với phần giới thiệu nhóm, mục tiêu, dòng thời gian, tổng quan về công cụ và phân công công việc.
Và thế là xong, bạn có thể tạo ra một chương trình họp có cấu trúc, phù hợp và có thể chỉnh sửa chỉ trong vài giây.
Chèn chương trình làm việc vào ClickUp Docs để chỉnh sửa và tùy chỉnh thêm 👇
- Định dạng văn bản của bạn bằng trình chỉnh sửa văn bản phong phú để sắp xếp ý tưởng của bạn một cách rõ ràng (hãy phá vỡ sự đơn điệu ngay bây giờ!)
- Sử dụng tiêu đề để phân chia các phần, dấu đầu dòng cho các mục hành động, bảng cho dòng thời gian và thậm chí nhúng hình ảnh, tài liệu hoặc video để hỗ trợ các chủ đề trong chương trình nghị sự của bạn
- Đánh dấu đồng nghiệp hoặc chỉ định các mục chương trình bằng cách sử dụng nhận xét. Chỉ cần @đề cập đến họ hoặc chỉ định nhận xét ngay trong tài liệu
Ghi chú liền mạch và biến chúng thành hành động ngay lập tức
Hầu hết các ghi chú cuộc họp không bao giờ được xem lại. Tại sao? Bởi vì chúng rải rác, không đầy đủ hoặc quá dài để hiểu được.
Đây là lúc ClickUp AI Notetaker phát huy tác dụng. Với nó, bạn thậm chí không cần ghi chú bằng tay. Thật đấy. Nó kết nối với các cuộc gọi Zoom, Google Meet hoặc Teams của bạn và tự động:
- Ghi chép mọi nội dung được thảo luận
- Tạo tóm tắt thông minh (kiểu TL;DR)
- Lấy ra các quyết định và mục hành động quan trọng
- Tạo nhiệm vụ ClickUp và phân công chúng
- Lưu trữ mọi thứ gọn gàng trong một tài liệu (có thể tìm kiếm được!)
Giờ đây, thay vì hỏi "Chúng ta đã thống nhất gì?" hoặc "Ai ghi lại chưa?", nhóm của bạn chỉ cần mở tài liệu và biết chính xác việc cần làm tiếp theo.
📮ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, gần 40% số người được hỏi tham dự từ 4 đến 8 cuộc họp mỗi tuần, với mỗi cuộc họp kéo dài đến một giờ. Điều này có nghĩa là một lượng thời gian tập thể đáng kinh ngạc được dành cho các cuộc họp trong toàn tổ chức của bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể lấy lại thời gian đó? Trình ghi chú AI tích hợp của ClickUp có thể giúp bạn tăng năng suất lên đến 30% thông qua các bản tóm tắt cuộc họp tức thì, trong khi ClickUp Brain giúp tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ và hợp lý hóa quy trình làm việc, biến hàng giờ họp thành những thông tin hữu ích.
Luôn đồng bộ và có tổ chức với lịch thông minh và các tích hợp
Khi các cuộc họp không được đồng bộ hóa đúng với lịch trình của mọi người, chúng sẽ tạo ra sự hỗn loạn hơn là sự rõ ràng.
Đó là lý do tại sao Lịch ClickUp là một công cụ cứu cánh. Nó giúp bạn hình dung lịch trình của mình, quản lý các cuộc họp như các công việc và xem chính xác mọi thứ phù hợp với ngày, tuần hoặc tháng của bạn như thế nào.
Với lịch trình được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) này, bạn có thể:
- Tránh xung đột lịch trình và nhận đề xuất về thời gian phù hợp nhất dựa trên tình trạng sẵn sàng và sở thích của nhóm
- Liên kết các công việc và tài liệu cần xem trước trong thư mời cuộc họp
- Kéo và thả các cuộc họp và công việc vào các khoảng thời gian trống để lên lịch
- Dễ dàng điều chỉnh thời lượng và các yếu tố phụ thuộc của cuộc họp bằng các lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên
- Đặt nhắc nhở để không ai quên tham gia
🔄 Và đây là điều kỳ diệu: bạn có thể đồng bộ hóa nó với Lịch Google, Outlook và Microsoft Teams để các cuộc họp và công việc ClickUp của bạn tự động xuất hiện trong lịch trình hàng ngày của bạn.
Tự động hóa các cuộc họp lặp lại với các công việc định kỳ
Việc tạo lại cùng một chương trình họp nhiều lần là kẻ thù của năng suất. 😩
Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp giúp công việc trở nên đơn giản hơn. Thay vì cài đặt từng cuộc họp từ đầu, hãy tự động hóa để lặp lại theo lịch trình của bạn — hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí là các chu kỳ tùy chỉnh.
Dưới đây là cách nó giúp bạn:
- Đặt công việc để tự động lặp lại sau khi hoàn thành hoặc vào một ngày cụ thể
- Giữ nguyên chương trình, tài liệu đính kèm, người được giao nhiệm vụ và các mục danh sách kiểm tra chuẩn bị cuộc họp
- Tự động tạo công việc mới cho các cuộc họp định kỳ, như họp nhóm, họp khách hàng hoặc lập kế hoạch sprint
Mẹo và phương pháp hay nhất để tổ chức cuộc họp hiệu quả
tổ chức các cuộc họp hiệu quả không phải là một công việc nhàm chán. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để giúp bạn tận dụng tối đa thời gian làm việc cùng nhau
- 🗓️ Lên lịch hợp lý: Đặt trước ngày hoặc thời gian cụ thể cho các cuộc họp để giảm thiểu sự gián đoạn
- 🏛️ Thiết lập các quy tắc cơ bản: Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về cách tiến hành cuộc họp. Điều này bao gồm các hướng dẫn như tôn trọng lẫn nhau, cho phép người khác phát biểu và tập trung vào chủ đề
- 🎤 Luân phiên vai trò trong cuộc họp: Để cuộc họp diễn ra sôi nổi và hấp dẫn, hãy cân nhắc luân phiên các vai trò như người điều hành, người ghi chú và người chấm công giữa các thành viên trong nhóm
- 🔍 Đánh giá hiệu quả cuộc họp thường xuyên: Đánh giá giá trị của các cuộc họp của bạn định kỳ. Tìm kiếm phản hồi từ những người tham gia để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo rằng các cuộc họp vẫn là cách sử dụng thời gian hiệu quả
Những phương pháp hay nhất này có thể nâng cao hiệu quả cuộc họp của bạn, dẫn đến kết quả cuộc họp tốt hơn và nhóm làm việc gắn kết hơn.
Nâng cấp cuộc họp của bạn với ClickUp
Với các công cụ phù hợp và kế hoạch rõ ràng, các cuộc họp có thể mang lại kết quả thực sự. ClickUp tập hợp mọi thứ bạn cần — chương trình nghị sự, ghi chú, mục hành động, AI và tự động hóa — vào một nơi. 🧠
Từ lập kế hoạch bằng AI đến phân công nhiệm vụ theo dõi và cài đặt nhiệm vụ định kỳ, ClickUp giúp bạn kiểm soát mọi cuộc họp mà không gặp rối loạn và tiết kiệm thời gian.
Vì vậy, khi bạn lên lịch cuộc họp tiếp theo, hãy làm cho nó trở nên ý nghĩa. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!